Enfin réussir sa démarche APM

Apparue dans les années 1990, la méthode APM (Application Portfolio Management) propose de lotir son parc d’applications en différents segments, pour mettre en place une stratégie de gestion et de transformation différenciée par « portefeuilles ». Les années 2000 ont vu apparaitre une complexification significative des parcs applicatifs (explosion d’Internet et du volume de données échangées, démocratisation des architectures orientées services, etc.) Les DSI ont alors eu besoin d’allouer plus efficacement leurs investissements pour tirer le meilleur parti de leur patrimoine applicatif et garantir son alignement avec la stratégie de l’entreprise. La méthode APM a alors connu un succès grandissant. Les bénéfices de l’APM sont multiples. Cette méthode doit notamment permettre, à court terme de réduire ses coûts, et à moyen ou long terme de garantir une meilleure agilité (réduction du time to market, meilleure gestion des risques et de la conformité …)

POURQUOI LA MÉTHODE NE PREND PAS

L’une des causes majeures est la difficulté à disposer en permanence d’une vision à jour de son portefeuille applicatif. L’avènement des nouvelles pratiques telles que l’Agile ou le DevOps ont rendu plus complexe le suivi des évolutions du parc applicatif, dans un SI en transformation permanente. Afin de disposer de données fiables et récentes, il est souvent nécessaire de renouveler la phase de collecte, longue et fastidieuse. Les données remontées doivent ensuite être fiabilisées, uniformisées, réconciliées afin d’être rendues exploitables, et ce de façon récurrente. L’autre frein rencontré est la difficulté à exploiter facilement ces données et à restituer les informations clés qui permettront de piloter ses portefeuilles d’application. Lorsque la DSI mène pour la première fois une démarche APM, l’analyse des données et la restitution de l’évaluation du parc applicatif sont généralement réalisées manuellement. Aussi, la mise à jour des indicateurs avec de nouvelles données nécessite un nouvel investissement en temps qui devra être renouvelé fréquemment.

La charge de travail nécessaire pour conduire l’analyse APM est donc généralement le principal obstacle à la pérennisation de cette activité.

COMMENT TRANSFORMER UNE INITIATIVE APM EN SUCCÈS

Première clé du succès : automatiser l’alimentation des données avec les sources existantes. La grande majorité des informations nécessaires pour l’APM sont déjà disponibles dans les outils de l’entreprise. Cette connaissance étant morcelée, la DSI privilégie généralement une collecte déclarative, qui présente l’avantage de ne solliciter que quelques sachants à qui l’on délègue la responsabilité de rechercher et rassembler les informations techniques et fonctionnelles sur l’application. En mettant en place un référentiel de stockage automatiquement alimenté par les outils de la DSI, le chargement des données est simplifié en garantissant l’accès à des informations fiables et à jour, exploitables librement par la DSI. En exemples peuvent être cités les demandes de support, les incidents de production, la supervision applicative ou réseau, les outils de gestion du temps, les CMDB, les données financières tels investissements projets ou coûts d’infrastructure.

Lors de la mise en place de l’APM, il est donc préférable de concentrer l’énergie sur l’identification des sources de données déjà existantes et sur les règles qui permettront de les interpréter pour en tirer les informations recherchées, plutôt que sur l’organisation d’une collecte d’information « manuelle ».

Deuxième clé du succès : simplifier l’analyse et la représentation des données applicatives. La mise en place de tableaux de bords dynamiques permet de fournir un accès visuel simple et rapide aux informations sur les applications, tout en en laissant une grande liberté dans la granularité des représentations (niveau applicatif, niveau portefeuille, parc entier). A l’aide d’un outil de Data Vizualisation type Power BI ou Tableau qui s’alimente des données référentielles, il est alors possible de disposer en permanence d’indicateurs fiables et à jour calculés automatiquement sans nécessiter d’intervention humaine. Les décisionnaires peuvent alors accéder quand ils le souhaitent à ces informations et intégrer plus facilement l’analyse du portefeuille applicatif dans la gouvernance de la DSI.

Loin d’être une réponse à un problème ponctuel, l’APM est un processus continu qui doit s’inscrire de façon pérenne dans la gestion du SI. Pour ce faire, la DSI doit s’appuyer sur des outils afin d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (collecte et exploitation des données, production de tableaux de bord,…) et se concentrer sur la trajectoire de son parc applicatif.

LES 10 CLÉS DU SUCCÈS DE LA DÉMARCHE APM

1. Ne pas aborder l’APM comme une démarche d’analyse ponctuelle mais comme une activité pérenne et définir une organisation (rôles, responsabilités et gouvernance) dans cette optique : l’APM n’est pas un projet mais une activité à part entière.
2. Utiliser l’APM comme un outil de pilotage de la transformation du système d’information : partager régulièrement les constats et analyses réalisées sur le portefeuille applicatif, y compris avec les métiers, de plus en plus demandeurs d’information sur l’efficacité et la performance au sens large de leurs applications.
3. Identifier un responsable de l’APM : son rôle de pilote du portefeuille applicatif ne doit pas être une activité optionnelle mais doit représenter une activité prioritaire, avec des objectifs clairement définis et suivis régulièrement.
4. Rester sur une maille applicative simple à manipuler : les équipes d’architecture doivent fixer la granularité.
5. Opérer progressivement, par périmètre métier, en définissant un top 10 des applications les plus importantes (les plus utilisées, ou celles qui sont au cœur de la stratégie métier). Cela permet de concentrer l’énergie sur la qualité des données et des analyses, de réajuster plus facilement la démarche si nécessaire, mais également de montrer plus rapidement les bénéfices de l’APM, avec un investissement moindre.
6. Concentrer l’énergie dans l’automatisation de la collecte d’informations à partir de sources de données existantes, plutôt que dans une collecte manuelle : dans l’idéal, identifier des solutions qui permettent de découvrir automatiquement l’écosystème autour des applications et réalisent seules la consolidation des données.
7. Se focaliser sur les données importantes et fiables, celles qui donneront du sens aux analyses.
8. Ne pas passer à côté de l’évaluation des coûts applicatifs : support (J/H, prestations externes), licences, formations mais également coûts d’infrastructures. Ces informations sont souvent difficiles à récupérer et nécessitent un effort particulier au démarrage : identification des sources, sollicitation des équipes (contrôle de gestion, achats) pour collecter et interpréter les informations disponibles, mapping et traitement des données, validation de clés de répartitions (par exemple les coûts d’infrastructure). Elles sont cependant primordiales pour mener à bien la démarche APM.
9. Favoriser la construction d’un tableau de bord dynamique dès le début de la démarche.
10. Être tenace et obstiné !