Management visuel : choisir la bonne solution digitale
POPULARISÉ PAR LA « KANBANISATION » LORS DU BOOM INDUSTRIEL JAPONAIS, PUIS PERFECTIONNÉ PAR LES MÉTHODOLOGIES AGILE ET LEAN, LE MANAGEMENT VISUEL S’APPLIQUE AUJOURD’HUI À UN GRAND NOMBRE DE CAS D’USAGES CHEZ NOS CLIENTS.
Le développement du « travail en équipe à distance », favorisé par la digitalisation, continue sa croissance, et le contexte sanitaire récent a rendu l’usage d’outils digitaux de management visuel indispensable dans différentes industries.
TNP partage son benchmark des outils de management visuel digital, afin de faire le point sur les nombreuses solutions disponibles et de vous permettre de vous orienter vers la meilleure solution, en fonction de votre contexte.
UNE OFFRE TRÈS LARGE
Notre benchmark recense 20 outils phares parmi une multitude de solutions, allant de la gestion d’idées/tâches simples, au management de programmes complets en Agile.
Cinq cas d’usages principaux du management visuel ont été identifiés :
- Gestion de projet : suivi des chantiers, développements et anomalies, ressources, risques, coûts, méthodes Agile & Lean, etc.
- Suivi des tâches : suivi d’actions
- Idéation collective : white-board, design thinking
- Digital Workplace : interactions à distance, vote à distance, visioconférence, gamification, quiz, etc.
Les outils de management visuel digital destinés aux experts de la gestion de projet, qui représentaient jusqu’à récemment l’essentiel de l’offre, ont vu arriver de nouveaux acteurs proposant des solutions très accessibles, à destination d’utilisateurs moins expérimentés souhaitant réaliser du Management Visuel sur des cas d’usages très divers.
Ces nouveaux outils embarquent notamment des fonctionnalités inédites, de type « idéation collective » ou « digital workplace » qui viennent enrichir le panel de possibilités de cas d’usage, jusqu’à parfois remplacer – partiellement – certains outils de travail du quotidien : présentations projet PowerPoint et mails de compte-rendu remplacés par un whiteboard Yellow, Visio Skype remplacée par le module vidéo de Klaxoon, etc.
En compléments de la réflexion sur les cas d’usages, nous avons identifié cinq critères structurants pour le déploiement d’une solution de management visuel dans une organisation :
- Version gratuite exploitable : facilite le déploiement, notamment sur des usages pour lesquels le ROI est difficilement chiffrable
- Intégration avec Teams (solution Microsoft) : en dehors des solutions qui proposent des modules audio/visio embarqués, l’intégration dans l’écosystème Office facilite l’usage quotidien
- Adapté aux usages tactiles : pour les usages en présentiel, de plus en plus de structures sont équipées de grands écrans tactiles pour faciliter l’animation
- Visio/audio : l’intégration de fonctionnalités de visioconférence facilite la l’animation de rituels de management visuel
- Client lourd disponible : garantie des expériences fluides
UN ROI PARFOIS DIFFICILE À MESURER
Le coût d’une solution de management visuel est très variable : pendant nos recherches, nous avons recensé des prix allant de 0€ à 450€, par an, et par utilisateur.
Chez nos clients, un des accélérateurs de l’adoption des outils de Management Visuel est l’accessibilité à une majeure partie de ces solutions, via des licences gratuites ou de démonstration, comme par exemple, Trello, Miro, voir Planner pour les utilisateurs de la suite Office.
Dans les bénéfices mesurables, on retrouve la réduction des sollicitations (e-mails, tickets, appels, etc.), liée à une meilleure accessibilité de l’information au sein de l’organisation, la potentielle réduction des anomalies/incidents grâce à un suivi plus visuel des KPI, ou encore les gains de temps liés à la suppression de nombreux comptes rendus et supports de présentation projet.
Dans les bénéfices plus difficilement mesurables, on peut noter l’amélioration de la traçabilité des actions et de la transversalité dans l’organisation, l’implication plus forte des collaborateurs lors des séances d’idéations, ou encore la réussite d’un dispositif de conduite du changement. Ces bénéfices sont, en effet, parfois difficiles à attribuer uniquement aux dispositifs de Management Visuel lorsqu’ils sont utilisés conjointement à des méthodes projets optimisées : design thinking, Agile, Lean, etc.
UNE INTÉGRATION PROGRESSIVE
La plupart des solutions de Management Visuel issues de notre benchmark proposent des versions en ligne disponible sur les navigateurs web classiques comme Chrome, ou Firefox, avec des capacités « mobile friendly » permettant aux utilisateurs de jongler entre les différents appareils professionnels et personnels. Cette accessibilité est un atout pour l’usage de ces solutions, mais représente de plus en plus de risques en matière de protection des données : confidentialité, conformité RGPD, fuites de données, etc.
En conséquence, les déploiements de solutions de Management Visuel que nous avons observé au sein des organisations se déroulent souvent en deux étapes consécutives :
- Réalisation de premières expérimentations de Management Visuel digital, spontanées, et éparpillées dans plusieurs équipes et sur différents outils, via des licences gratuites. Ces premières expérimentations sont souvent suivies par une vague de restriction des usages, à la suite de l’identification des risques liés à la protection des données. A cette étape le besoin d’homogénéisation des outils amène aussi les organisations à réfléchir globalement à leur outillage pour l’ensemble de leurs besoins en Management Visuel.
- Déploiement généralisé d’un outil commun validé par les directions risques et juridiques, avec des licences professionnelles et des dispositifs de communication et de formation complets pour accompagner les utilisateurs à transposer leurs cas d’usages.
Selon la complexité des cas d’usages au sein de l’organisation et l’écosystème applicatif déjà présent, il peut être pertinent d’intégrer plusieurs outils complémentaires (ex : Mural pour de l’idéation, et Trello pour le suivi des tâches), ou de déployer un outil généraliste qui couvre une majorité de cas d’usages (ex : Klaxoon).
Par ailleurs, l’intégrabilité des solutions de Management Visuel dans la suite Office 365, notamment Teams, ou encore avec les solutions de « ticketing », comme par exemple, Jira, représentent des atouts majeurs lorsqu’il s’agit de déployer une solution dans un écosystème applicatif complexe.
LANCEZ VOS INITIATIVES !
Nos équipes se tiennent disponibles pour vous aider à déployer des solutions adaptées à votre organisation et pour accompagner vos équipes à monter en maturité sur les outils et pratiques innovantes de Management Visuel digital.