Le monde de l’entreprise est en pleine transformation, notamment avec l’essor des nouvelles technologies dans un univers fortement connecté. Cette transformation entraîne l’émergence de nouveaux modes de travail, qui dépassent les contraintes géographiques et encouragent l’adoption d’autres formes de management.
Le travail à distance prend davantage de place au sein des organisations, il représente une alternative, pour favoriser la continuité du travail.
Avec la crise sanitaire du COVID-19, une question se pose alors : comment le télétravail a-t-il contribué à maintenir l’activité des entreprises pendant le confinement ?
Les différentes modalités du travail à distance se sont adaptées dans la majorité des cas, au contexte de cette contingence, afin d’éviter la faillite des entreprises. Près de la moitié de la population mondiale suit aujourd’hui des règles de confinement afin d’éviter la propagation du COVID-19. De ce fait, un nombre significatif de salariés travaillent actuellement à distance.
Quelle sont les valeurs clés pour garantir le fonctionnement du télétravail, tout en laissant place à la réflexion ? Quel est le rôle de TNP dans cette transformation chez ses clients ?
L’ÉVOLUTION DU TÉLÉTRAVAIL À TRAVERS LE TEMPS
Le télétravail a connu des vagues d’évolution, en s’adaptant aux différents contextes économiques et technologiques.
En réalité, les premières initiatives ont eu lieu à partir des années 80. Quelques collaborateurs, particulièrement les « Virtual Freelancers », se sont lancés, grâce à la possibilité de pouvoir apporter leurs ordinateurs personnels, devenus portables, à la maison.
Ces pionniers se sont confrontés aux problématiques de gestion technologique, avec des solutions informatiques restreintes et des équipements peu performants. A cela s’est ajoutée la difficulté d’appartenir à une communauté de travail et de partager les compétences de manière réciproque.
Une deuxième vague a eu lieu au début des années 2000, avec la création des groupes de travail virtuels. Pendant cette période, des événements déclencheurs comme les attentats du 11 septembre 2001 aux Etats-Unis et la pandémie du Sars entre 2002 et 2003, qui ont considérablement affecté l’économie mondiale.
En conséquence, les entreprises ont décidé d’investir stratégiquement dans des outils de travail collaboratif et de communication. Cela a permis de travailler en tous lieux et en tout temps, « work anywhere, at anytime ». De grandes entreprises comme IBM ont contribué à cette transformation grâce à la mise en place des programmes pilotes du télétravail tels que « BT Home Work Experience ».
Ce changement a obligé les entreprises à trouver un nouveau moyen de gérer et mesurer la performance de ses salariés : des critères tels que l’engagement des équipes et leur productivité ont été évalués avec plus de précision.
Une troisième vague s’est amorcée début 2005 avec l’émergence des « Co-Working Hubs » qui cherchaient à faciliter le travail collaboratif dans des espaces conviviaux.
Pendant cette période, les coûts des outils collaboratifs ont connu une baisse considérable. Cela a conduit à une popularisation des solutions pour basculer d’un travail à la maison, à un travail en remote « out of office and out of home ».
La dernière vague qui se met en place aujourd’hui est une « généralisation de masse », accompagnée de technologies innovantes qui soutiennent un mode de travail plus flexible. Les entreprises s’adaptent avec une application générale du « Home Working ». Une mise en place des programmes de « Digital Workplace » se généralisent au sein des organisations. Les objectifs :
- Favoriser les usages des moyens digitaux pour les collaborateurs et les clients, en préconisant les réunions en visio lorsqu’elles impliquent des participants qui sont sur des sites distinctes ;
- Permettre la mobilité des collaborateurs à l’intérieur d’un même site (Flex Office).
Les outils collaboratifs sont aujourd’hui conçus pour être utilisés en multi-device, à la fois sur un environnement professionnel ou personnel : plateformes de formation en mode SaaS, Cloud Meeting ou encore la suite Office365 Ces nouvelles technologies permettent le travail en « remote » avec des extensions intégrables aux différents systèmes d’exploitation.
En définitive, toutes ces évolutions des modes de travail facilitent le télétravail. Celui-ci s’inscrit aujourd’hui à une stratégie clé des entreprises et des gouvernements pour palier à cette crise même si de nouveaux facteurs entrent en jeu : le maintien de la santé mentale pendant les mesures d’isolement strict, le manque de motivation et d’engagement des équipes en « remote » et la garde d’enfants à domicile en parallèle.
DES VALEURS CLÉS POUR GARANTIR LE FONCTIONNEMENT DU TÉLÉTRAVAIL AU SEIN DES ÉQUIPES
En réponse aux nouveaux enjeux du télétravail en temps de crise, quelques recommandations sont à prendre en compte basées sur quatre valeurs principales :
LA CONFIANCE
Donner les moyens aux équipes pour travailler à distance avec une prise de décision responsable et transparente :
- Promouvoir la montée en compétences de ses collaborateurs de manière autonome
- S’appuyer sur une conduite du changement percutante pour faciliter la prise en main des outils et renforcer la confiance de ses collaborateurs
- S’assurer que les outils en « remote » sont conformes au RGPD
LA TRANSPARENCE
Mettre en place une communication transparente pour que les équipes aient un même niveau d’information et une direction commune :
- Définir des objectifs précis et mesurables, ainsi que les rôles et les responsabilités de chacun
- Garder une trace écrite des actions et des principales décisions visibles de tous
- Communiquer avec tous les membres de l’équipe et faire de points de suivi réguliers avec des feedbacks constructifs
LA COLLABORATION
Promouvoir la collaboration entre les différentes équipes et créer des synergies. Cette capitalisation des connaissances permet un partage des compétences pour solidifier le travail à distance :
- S’appuyer sur des outils de management visuel qui favorisent la visibilité globale et l’anticipation des contraintes
- Utiliser les gestionnaires des tâches pour faciliter les suivis
- Privilégier les formats de réunions en visioconférence plutôt qu’en audio uniquement
- Aider ses collaborateurs à réimaginer leurs espaces de télétravail
- Intercaler les activités de télétravail avec des activités de détente, pour favoriser la santé de ses collaborateurs
L’OPTIMISATION
Créer un dispositif de support technologique, cherchant à optimiser le rendement du télétravail. Cela représente des gains de temps significatifs, encore plus, quand il s’agit d’équipes à distance.
- Automatiser les tâches répétitives pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée
- Garantir l’implémentation, le support et la maintenance à distance
- Cibler des solutions technologiques adaptées aux besoins de ses collaborateurs
- Opter pour des outils intuitifs et des interfaces « user-centric »
- Proposer des solutions synchronisées aux autres outils digitaux de l’entreprise
- Attribuer à ses collaborateurs des équipements informatiques de qualité
LE TEMPS DE SE POSER POUR SE QUESTIONNER
Le ralentissement du monde et le nouveau mode de vie auquel nous faisons face durant cette pandémie donne lieu à plusieurs questionnements :
- Quels sont les avantages et les inconvénients à la mise en place du télétravail ?
- Comment devons-nous s’organiser afin de trouver l’équilibre entre vie privée et professionnelle ?
- Avons-nous découvert une manière de travailler plus efficace ?
- Comment pouvons-nous profiter des valeurs nées de cette contingence ?
- Surferions-nous d’ores et déjà sur la cinquième vague ; le « Global Home Working » dans un monde de « freeworkers », avec des espaces entreprises plus réduits, permettant une baisse des frais généraux pour les entreprises ?
La réponse à ces questions semble évidente pour certains, moins pour d’autres. TNP, cabinet de conseil, vous accompagne à répondre à ces questions.
Tout ne pourra être à l’identique qu’avant ce confinement. Ce contexte inédit change nos manières de travailler, nous motive à réinventer nos méthodologies de travail et à challenger nos équipes pour rester productifs.
TNP, FACILITATEUR DE TRANSFORMATION
Aujourd’hui, TNP a basculé en « full remote », s’appuyant sur son organisation mise en place avant le confinement. En effet, le fonctionnement de TNP s’appuie sur le lien privilégié consultant-coach et responsable de mission, qui permet d’assurer la continuité des projets auprès de ses clients et garantir le bien-être de ses collaborateurs. S’ajoute à cela le maintien des réunions d’équipe à distance et des chantiers internes du cabinet qui étaient initialement prévus pour être accessibles en « remote ».
Dans ce contexte, TNP accompagne ses clients dans la mise en place de programmes de « Digital Workplace » et de conduite du changement des équipes. TNP aide à basculer vers des nouveaux modes de travail, garantissant une prise en main pragmatique des outils et un travail collaboratif.
Nos experts proposent une approche hybride, à la fois métier et technologique, permettant une optimisation opérationnelle avec l’implémentation stratégique des nouveaux usages digitaux à forte valeur ajoutée.
Notre cabinet est convaincu que la technologie doit être un catalyseur au service des métiers. Pour cette raison, nos projets se basent sur un écosystème de partenaires technologiques et de veille permanente, anticipant ainsi les nouveaux modèles, les solutions innovantes et les cycles de transformation cross-sectoriels.
Fort de ses nombreuses références, TNP est le partenaire privilégié pour des projets de transformation digitale. Ses équipes d’experts s’engagent à vos côtés, pour la conduite et la réussite de vos projets numériques, en vous proposant de véritables pilotes prêts à l’emploi et autour de cas d’usage métier innovants.
